Un cliente que no paga no es un problema raro. En España, el 60% de las pymes reconoce haber tenido facturas impagadas en el último año. El periodo medio de cobro entre empresas ronda los 85 días, cuando la ley establece un máximo de 60. Dicho de otra forma: la morosidad es tan habitual que muchos empresarios la asumen como parte del negocio. No debería serlo.
Lo que sí es normal es que no sepas exactamente qué hacer cuando ocurre. El proceso no es intuitivo, y meter la pata en los primeros pasos puede costarte el cliente o, directamente, la deuda. Esta guía te explica qué hacer en cada fase, en qué orden, y qué errores evitar.
Antes de entrar en pánico: entiende por qué no paga
No todos los clientes morosos son morosos de corazón. La mayoría de los impagos en los primeros 30 días son errores administrativos: la factura llegó al departamento equivocado, el responsable estaba de vacaciones, el banco les devolvió la transferencia por un dato mal puesto. Antes de ponerte en modo reclamación, merece la pena hacer una llamada rápida para confirmarlo.
Esto no es ser blandito. Es ser inteligente. Un cliente que no paga porque se le olvidó no merece el mismo trato que uno que lleva 90 días esquivándote. La agresividad prematura quema relaciones que quizás valían la pena.
Fase 1: 1-30 días de retraso — recordatorio amable
Si han pasado entre 5 y 10 días desde el vencimiento y no has cobrado, manda un email corto. Nada agresivo, nada amenazante. Solo un recordatorio.
Hola [nombre], te escribo por la factura nº [número] de [fecha] por importe de [cantidad] €, que venció el [fecha]. ¿Puedes confirmarme que está en proceso? Si necesitas algo por nuestra parte, dímelo. Un saludo.
Así de simple. Sin copiar al director, sin poner "URGENTE" en el asunto. El 40% de los impagos se resuelven en esta fase. Si en 5 días no hay respuesta, llama por teléfono. El email es fácil de ignorar; una llamada no tanto.
Fase 2: 30-60 días de retraso — recordatorio firme
Aquí el tono cambia. No es un olvido, es una decisión. Tu email ahora tiene que dejar claro que te has dado cuenta, que tienes la documentación, y que esperas una fecha concreta de pago.
[Nombre], te contacto de nuevo por la factura [número] de [importe] € que lleva 35 días vencida. Necesito que me confirmes la fecha en que vais a realizar el pago o acordar un calendario. Quedo a tu disposición para hablar esta semana. Un saludo.
En este punto también debes hacer dos cosas: primero, enviar la comunicación por escrito con acuse de recibo, porque si esto llega a más, necesitarás un registro. Segundo, revisar el contrato o los términos acordados, porque lo que pone ahí determina tus derechos.
Fase 3: 60-90 días de retraso — reclamación formal
A estas alturas ya no estamos hablando de recordatorios. Necesitas una carta de reclamación formal, con membrete de tu empresa, referencia a la factura, el importe, los días de retraso, y la mención explícita de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. No hace falta que sea una carta de abogado. Sí tiene que quedar constancia de que la mandaste: correo certificado con acuse de recibo o burofax.
En esta carta puedes incluir los intereses de demora que te corresponden por ley: el tipo de referencia del BCE más ocho puntos porcentuales. No es una amenaza, es un derecho que tienes y conviene que el cliente sepa que lo conoces.
Fase 4: Más de 90 días — opciones reales
Si llevas 3 meses intentándolo y el cliente no paga ni se comunica, tienes varias vías:
El juicio monitorio es la opción más útil para pymes. Es un proceso judicial simplificado para reclamar deudas documentadas. No necesitas abogado si la deuda es inferior a 2.000 €. El juez manda un requerimiento al deudor, que tiene 20 días para pagar, alegar o no contestar. Si no contesta, se le embarga. Es más rápido y barato de lo que parece.
La vía extrajudicial a través de empresas de recobro es otra opción. Te cobran un porcentaje de lo que recuperan (entre el 15% y el 30%), sin coste inicial. Funciona mejor en deudas medianas donde el coste de un juicio no compensa.
Vender la deuda a un fondo comprador es la opción más rápida si ya no quieres ni ver al cliente. Recuperas entre el 20% y el 50% del nominal, pero lo cobras ya.
Lo que puedes hacer hoy para que esto no vuelva a pasar
El mejor cobro es el que no necesita reclamación. Algunas cosas que funcionan: establecer plazos máximos de 30 días en tus contratos y facturas, pedir un anticipo del 30-50% antes de empezar a trabajar, incluir penalizaciones por retraso en los presupuestos, y hacer seguimiento automático de vencimientos en lugar de esperar a acordarte.
Hay herramientas diseñadas exactamente para esto. Recovix monitoriza tus facturas y lanza recordatorios automáticos en el momento correcto, sin que tengas que pensar en ello. No porque seamos nosotros, sino porque el seguimiento manual, a la larga, falla.
El impago de una factura siempre duele. Pero saber exactamente qué hacer en cada momento transforma un problema abierto en un proceso con final.