Un cliente que no paga no es un problema raro. En España, cobrar entre empresas por encima del plazo máximo legal de 60 días es habitual, tanto que muchos empresarios lo asumen como parte del negocio. No debería serlo.
Lo que sí es normal es que no sepas exactamente qué hacer cuando ocurre. El proceso no es intuitivo, y meter la pata en los primeros pasos puede costarte el cliente o, directamente, la deuda. Esta guía te explica qué hacer en cada fase, en qué orden, y qué errores evitar.
Antes de entrar en pánico: entiende por qué no paga
No todos los clientes morosos son morosos de corazón. La mayoría de los impagos en los primeros 30 días son errores administrativos: la factura llegó al departamento equivocado, el responsable estaba de vacaciones, el banco les devolvió la transferencia por un dato mal puesto. Antes de ponerte en modo reclamación, merece la pena hacer una llamada rápida para confirmarlo.
Esto no es ser blandito. Es ser inteligente. Un cliente que no paga porque se le olvidó no merece el mismo trato que uno que lleva 90 días esquivándote. La agresividad prematura quema relaciones que quizás valían la pena.
Fase 1: 1-30 días de retraso — recordatorio amable
Si han pasado entre 5 y 10 días desde el vencimiento y no has cobrado, manda un email corto. Nada agresivo, nada amenazante. Solo un recordatorio.
Hola [nombre], te escribo por la factura nº [número] de [fecha] por importe de [cantidad] €, que venció el [fecha]. ¿Puedes confirmarme que está en proceso? Si necesitas algo por nuestra parte, dímelo. Un saludo.
Así de simple. Sin copiar al director, sin poner "URGENTE" en el asunto. Muchos impagos se resuelven ya en esta fase. Si en 5 días no hay respuesta, llama por teléfono. El email es fácil de ignorar; una llamada no tanto.
Fase 2: 30-60 días de retraso — recordatorio firme
Aquí el tono cambia. No es un olvido, es una decisión. Tu email ahora tiene que dejar claro que te has dado cuenta, que tienes la documentación, y que esperas una fecha concreta de pago.
[Nombre], te contacto de nuevo por la factura [número] de [importe] € que lleva 35 días vencida. Necesito que me confirmes la fecha en que vais a realizar el pago o acordar un calendario. Quedo a tu disposición para hablar esta semana. Un saludo.
En este punto también debes hacer dos cosas: primero, enviar la comunicación por escrito con acuse de recibo, porque si esto llega a más, necesitarás un registro. Segundo, revisar el contrato o los términos acordados, porque lo que pone ahí determina tus derechos.
Fase 3: 60-90 días de retraso — reclamación formal
A estas alturas ya no estamos hablando de recordatorios. Necesitas una carta de reclamación formal, con membrete de tu empresa, referencia a la factura, el importe, los días de retraso, y la mención explícita de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. No hace falta que sea una carta de abogado. Sí tiene que quedar constancia de que la mandaste: correo certificado con acuse de recibo o burofax.
Si tu cliente es una empresa o un profesional, en esta carta puedes incluir los intereses de demora que te corresponden por la Ley 3/2004: el tipo de referencia del BCE más ocho puntos porcentuales. No es una amenaza, es un derecho que tienes y conviene que el cliente sepa que lo conoces. Con particulares esa ley no se aplica.
Fase 4: Más de 90 días — opciones reales
Si llevas 3 meses intentándolo y el cliente no paga ni se comunica, tienes varias vías:
Antes del juzgado, un intento de negociación. Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 obliga a intentar un medio adecuado de solución de controversias (MASC) antes de reclamar en los tribunales. Vale la negociación directa con el cliente, y también la mediación o la conciliación. Lo importante es poder probar que el deudor recibió tu propuesta, en qué fecha y con qué contenido, y que esa propuesta trataba exactamente la deuda que vas a reclamar. Un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido cumple esa función. Sin esa prueba, la demanda puede no admitirse.
Esto incluye el proceso monitorio: la ley sólo exime el monitorio europeo, no el español. Los tribunales que se han pronunciado sobre ello lo exigen. Y desde que el deudor recibe tu propuesta tienes un año para presentar la demanda.
El juicio monitorio es la opción más útil para pymes. Es un proceso judicial simplificado para reclamar deudas documentadas. Para presentar la petición inicial no necesitas abogado ni procurador. El juzgado requiere al deudor, que tiene 20 días para pagar o para oponerse. Si no hace ninguna de las dos cosas, puedes pedir la ejecución, que es donde llega el embargo. Es más rápido y barato de lo que parece.
La vía extrajudicial a través de empresas de recobro es otra opción. Normalmente te cobran un porcentaje de lo que recuperan, que depende del importe y de la antigüedad de la deuda, y muchas no cobran nada si no recuperan. Funciona mejor en deudas medianas donde el coste de un juicio no compensa.
Vender la deuda a un fondo comprador es la opción más rápida si ya no quieres ni ver al cliente. Recuperas sólo una parte del importe, a veces pequeña, pero lo cobras ya.
Lo que puedes hacer hoy para que esto no vuelva a pasar
El mejor cobro es el que no necesita reclamación. Algunas cosas que funcionan: establecer plazos máximos de 30 días en tus contratos y facturas, pedir un anticipo del 30-50% antes de empezar a trabajar, incluir penalizaciones por retraso en los presupuestos, y hacer seguimiento automático de vencimientos en lugar de esperar a acordarte.
Hay herramientas diseñadas exactamente para esto. Recovix monitoriza tus facturas y lanza recordatorios automáticos en el momento correcto, sin que tengas que pensar en ello. No porque seamos nosotros, sino porque el seguimiento manual, a la larga, falla.
El impago de una factura siempre duele. Pero saber exactamente qué hacer en cada momento transforma un problema abierto en un proceso con final.