Tu factura venció hace unos días y no has cobrado. ¿Qué haces ahora?
La respuesta depende de cuánto tiempo lleva vencida, de qué tipo de cliente es, y de si ya has tenido problemas con él antes. No hay un protocolo único, pero sí hay una secuencia lógica que funciona en la mayoría de los casos. Este artículo te la explica sin rodeos.
Lo primero: entiende qué acaba de ocurrir
Cuando una factura vence sin pagarse, empiezan a pasar dos cosas automáticamente. La primera es económica: desde ese día corren intereses de demora a tu favor, calculados según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. No tienes que hacer nada para que eso ocurra, simplemente ocurre.
La segunda es práctica: el tiempo empieza a jugar en tu contra. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es cobrar: el cliente cambia de prioridades, el dinero se va a otros pagos y, en el peor caso, la empresa deja de existir.
Y hay un límite legal. No existe un único plazo de prescripción para las facturas entre empresas. Por regla general, la deuda prescribe a los 5 años desde que la factura pudo exigirse, normalmente desde su vencimiento (artículo 1964.2 del Código Civil). Pero si lo que vendiste son mercancías o suministros a una empresa de un sector distinto al tuyo, o a un particular, el plazo es de 3 años (artículo 1967.4.ª), y así lo aplica el Tribunal Supremo. En la duda, cuenta con 3 años. Cataluña, Navarra y otros territorios con derecho civil propio tienen sus propias reglas. Una reclamación por escrito que puedas probar interrumpe el plazo y lo vuelve a poner a cero (artículo 1973).
Actuar rápido no es ser pesado. Es ser profesional.
Los primeros 15 días: comprueba antes de reclamar
Antes de mandar nada, haz una cosa: llama. Muchos impagos se resuelven con una llamada de dos minutos porque resulta que era un error administrativo. La factura llegó al departamento equivocado, el SEPA les rebotó, el responsable estaba de baja.
Si en 48 horas no hay respuesta a la llamada, manda un email corto. Sin acusaciones, sin amenazas, solo un recordatorio con el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento. El tono tiene que ser de alguien que asume que es un malentendido, no de alguien que ya está enfadado.
Una buena parte de los impagos se resuelve en esta fase. Si no es así, pasas a la siguiente.
De 15 a 45 días: recordatorio formal con fecha límite
Si ya han pasado dos semanas sin pago y sin explicación, el tono cambia. Sigues siendo correcto, pero ya no asumes que es un error. En este punto necesitas dos cosas: un email o comunicación escrita que quede registrada, y una fecha límite concreta de pago.
El error más habitual en esta fase es no dar una fecha. Si dices "necesitamos que lo pagues lo antes posible", el cliente interpreta "lo antes posible" como cuando le venga bien. Si dices "necesitamos confirmación del pago antes del viernes 15", hay una fecha concreta que o se cumple o no se cumple.
Incluye también la referencia completa de la factura, el importe exacto, y ofrécete a hablar si hay algún problema. A veces el cliente tiene una dificultad temporal y prefiere acordar un fraccionamiento antes que reconocer que no puede pagar.
De 45 a 90 días: carta de reclamación formal
Aquí ya no estamos en el terreno de los recordatorios. Necesitas una carta de reclamación formal, enviada por un medio que deje constancia: burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. Un email con confirmación de lectura es mejor que nada, pero demuestra mucho menos, y esta carta puede ser la prueba de que intentaste negociar antes de ir al juzgado.
Si el cliente es una empresa o un profesional, esta carta tiene que mencionar expresamente la Ley 3/2004, los intereses de demora acumulados, la compensación de 40 € por gastos de cobro, y el plazo para pagar antes de pasar a acciones legales. Si es un particular, la Ley 3/2004 no se aplica: deja fuera los intereses de esa ley y los 40 €. No es una amenaza vacía: es información real sobre consecuencias reales.
Muchos clientes que llevan semanas sin responder reaccionan cuando reciben una carta burofaxeada. No porque tengan miedo necesariamente, sino porque les queda claro que el asunto ya es serio.
Más de 90 días: las opciones reales
Si llegas aquí, la relación comercial con ese cliente ya está dañada independientemente de lo que pase. Lo que importa ahora es recuperar el dinero.
Antes del juzgado, un intento de negociación. Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 obliga a intentar resolverlo fuera de los tribunales antes de demandar, también para el monitorio. La carta formal de la fase anterior puede servir, si propone de verdad un acuerdo y puedes probar que el deudor la recibió, en qué fecha y con qué contenido: por eso conviene el burofax con certificación de contenido.
Juicio monitorio: es el proceso judicial diseñado exactamente para esto. Presentas la documentación (factura, contrato si lo hay, comunicaciones anteriores) y el juzgado requiere al deudor, que tiene 20 días para pagar o para oponerse. Si no hace ninguna de las dos cosas, puedes pedir la ejecución, que es donde llega el embargo. Para presentar la petición inicial no necesitas abogado ni procurador. Si el deudor se opone, el asunto pasa a un juicio, y ahí puede hacer falta abogado según el importe. Aunque no es inmediato, es el camino más directo.
Empresa de recobro: suelen cobrar una comisión sobre lo que recuperan, que varía según el importe y la antigüedad de la deuda; pregunta siempre si hay coste inicial. Tienen más herramientas de presión y contacto que la mayoría de los propietarios de pymes. Funcionan mejor en deudas medias donde el impago no está justificado legalmente, solo es una decisión de prioridad de pago del deudor.
Cesión de la deuda: vendes el derecho de cobro a un tercero por sólo una parte de su valor, que depende de lo difícil que sea cobrarla. Cobras menos, pero cobras ya y cierras el asunto.
Por qué la mayoría de los impagos son evitables
La mayoría de las facturas vencidas no llegan a los 90 días porque el cliente sea un defraudador profesional. Llegan porque nadie las siguió. El email de recordatorio que ibas a mandar el lunes se olvidó el martes. La llamada que tenías pendiente se postergó. El cliente interpretó el silencio como que no había urgencia.
El seguimiento sistemático, hecho en el momento correcto, evita que la mayoría de las facturas lleguen a la fase de reclamación formal. Y para eso hay herramientas. Recovix monitoriza el estado de cada factura, lanza el recordatorio correcto en cada fase y escala el tono automáticamente si no hay respuesta. Tú decides las reglas, el sistema las ejecuta.
Una factura vencida tiene solución casi siempre. La clave es no esperar a que el tiempo la convierta en un problema sin solución.