Tu factura venció hace unos días y no has cobrado. ¿Qué haces ahora?
La respuesta depende de cuánto tiempo lleva vencida, de qué tipo de cliente es, y de si ya has tenido problemas con él antes. No hay un protocolo único, pero sí hay una secuencia lógica que funciona en la mayoría de los casos. Este artículo te la explica sin rodeos.
Lo primero: entiende qué acaba de ocurrir
Cuando una factura vence sin pagarse, empiezan a pasar dos cosas automáticamente. La primera es económica: desde ese día corren intereses de demora a tu favor, calculados según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. No tienes que hacer nada para que eso ocurra, simplemente ocurre.
La segunda es práctica: el tiempo empieza a jugar en tu contra. No porque la deuda prescriba rápido (el plazo general es de 3 años para facturas entre empresas), sino porque cuanto más tiempo pasa, más difícil es cobrar. A los 30 días se paga el 80% de los impagos. A los 90 días, esa cifra baja al 50%. A los 180 días, estás reclamando deudas que en muchos casos ya son incobrables.
Actuar rápido no es ser pesado. Es ser profesional.
Los primeros 15 días: comprueba antes de reclamar
Antes de mandar nada, haz una cosa: llama. Una llamada de 2 minutos resuelve el 30% de los impagos porque resulta que era un error administrativo. La factura llegó al departamento equivocado, el SEPA les rebotó, el responsable estaba de baja.
Si en 48 horas no hay respuesta a la llamada, manda un email corto. Sin acusaciones, sin amenazas, solo un recordatorio con el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento. El tono tiene que ser de alguien que asume que es un malentendido, no de alguien que ya está enfadado.
En esta fase, el 40-50% de las facturas se resuelven. Si no es así, pasas a la siguiente.
De 15 a 45 días: recordatorio formal con fecha límite
Si ya han pasado dos semanas sin pago y sin explicación, el tono cambia. Sigues siendo correcto, pero ya no asumes que es un error. En este punto necesitas dos cosas: un email o comunicación escrita que quede registrada, y una fecha límite concreta de pago.
El error más habitual en esta fase es no dar una fecha. Si dices "necesitamos que lo pagues lo antes posible", el cliente interpreta "lo antes posible" como cuando le venga bien. Si dices "necesitamos confirmación del pago antes del viernes 15", hay una fecha concreta que o se cumple o no se cumple.
Incluye también la referencia completa de la factura, el importe exacto, y ofrécete a hablar si hay algún problema. A veces el cliente tiene una dificultad temporal y prefiere acordar un fraccionamiento antes que reconocer que no puede pagar.
De 45 a 90 días: carta de reclamación formal
Aquí ya no estamos en el terreno de los recordatorios. Necesitas una carta de reclamación formal, enviada por un medio que deje constancia: burofax con acuse de recibo o, como mínimo, email con confirmación de lectura.
Esta carta tiene que mencionar expresamente la Ley 3/2004, los intereses de demora acumulados, la compensación de 40 € por gastos de cobro, y el plazo para pagar antes de pasar a acciones legales. No es una amenaza vacía: es información real sobre consecuencias reales.
Muchos clientes que llevan semanas sin responder reaccionan cuando reciben una carta burofaxeada. No porque tengan miedo necesariamente, sino porque les queda claro que el asunto ya es serio.
Más de 90 días: las opciones reales
Si llegas aquí, la relación comercial con ese cliente ya está dañada independientemente de lo que pase. Lo que importa ahora es recuperar el dinero.
Juicio monitorio: es el proceso judicial diseñado exactamente para esto. Presentas la documentación (factura, contrato si lo hay, comunicaciones anteriores), el juez notifica al deudor, y este tiene 20 días para pagar, alegar, u oponerse. Si no hace nada, el juzgado dicta el embargo. Para deudas de hasta 2.000 €, no necesitas abogado ni procurador. El coste es mínimo y el proceso, aunque no es inmediato, es el más directo.
Empresa de recobro: trabajan sin coste inicial y cobran una comisión del 15-30% sobre lo que recuperan. Tienen más herramientas de presión y contacto que la mayoría de los propietarios de pymes. Funcionan mejor en deudas medias donde el impago no está justificado legalmente, solo es una decisión de prioridad de pago del deudor.
Cesión de la deuda: vendes el derecho de cobro a un tercero por un porcentaje del valor nominal, normalmente entre el 20% y el 50%. Cobras menos, pero cobras ya y cierras el asunto.
Por qué la mayoría de los impagos son evitables
La mayoría de las facturas vencidas no llegan a los 90 días porque el cliente sea un defraudador profesional. Llegan porque nadie las siguió. El email de recordatorio que ibas a mandar el lunes se olvidó el martes. La llamada que tenías pendiente se postergó. El cliente interpretó el silencio como que no había urgencia.
El seguimiento sistemático, hecho en el momento correcto, evita que la mayoría de las facturas lleguen a la fase de reclamación formal. Y para eso hay herramientas. Recovix monitoriza el estado de cada factura, lanza el recordatorio correcto en cada fase y escala el tono automáticamente si no hay respuesta. Tú decides las reglas, el sistema las ejecuta.
Una factura vencida tiene solución casi siempre. La clave es no esperar a que el tiempo la convierta en un problema sin solución.